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¡Reduzca las distracciones en el lugar de trabajo y mejore la productividad!

La productividad está en el corazón de cualquier negocio exitoso. Si sus empleados son productivos, se pueden generar más ingresos. Si la productividad es baja, perderá dinero. Si no se trata, conducirá al cierre de su negocio.
Y para mejorar la productividad, los empleados deben estar felices y saludables.
Hay evidencia de esto. El Centro para la Ventaja Competitiva en la Economía Global de la Universidad de Warwick descubrió que los empleados que luchaban con eventos negativos de la vida, como enfermedades o la muerte de un familiar, tenían una productividad más baja. («BLE» significa «Malos eventos de la vida».)

Fuente: Social Market Foundation y Center for Competitive Advantage in the Global Economy de la Universidad de Warwick

La felicidad de los empleados es parte de la productividad, pero lo que sucede fuera del trabajo está fuera de su control. Su mejor apuesta es centrarse en la cultura y los procesos de su empresa. Sus procesos pueden ser demasiado complicados o sus empleados pueden no tener las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo.
Con eso en mente, veamos siete formas de aumentar la productividad.

1. Delegado

La delegación es posiblemente la habilidad más importante que puede tener un gerente. Además de la eficiencia, los empleados experimentan una mayor moral y satisfacción laboral cuando las tareas se delegan de manera efectiva. Esto se debe a que sienten una sensación de logro e inversión en la empresa y el trabajo.
¡Pero no se limite a delegar tareas a quien esté más cerca! Tenga en cuenta la experiencia, la independencia, los antecedentes y la carga de trabajo actual al decidir a quién delegar una tarea.
Al delegar, asegúrese de especificar el resultado deseado. El resultado final debe ser su principal preocupación, mucho más que cómo se logra. Puede establecer controles y brindar apoyo, pero no se concentre demasiado en el proceso. Simplemente rastree en qué están trabajando sus empleados y esté disponible cuando lo necesiten.
Y cuando el trabajo esté hecho, dé crédito y elogie lo que se merece.

2. Mejorar las condiciones en el lugar de trabajo

Las malas condiciones de trabajo conducen a una baja moral y productividad. En casos extremos, incluso pueden provocar accidentes y lesiones. Por ejemplo, es menos probable que un empleado sea eficaz si se siente incómodo porque en el lugar de trabajo hace demasiado calor o demasiado frío.
Pero no son solo las condiciones físicas del lugar de trabajo las que afectan la productividad de los empleados. También debes prestar atención a estos factores:

  • Compensación: asegúrese de que su compensación para cada puesto sea competitiva para evitar una alta rotación de personal. También debe garantizar la equidad salarial. Pagar a algunos empleados más que a otros por el mismo trabajo no solo dañará la moral, sino que puede ser ilegal si la disparidad se basa en factores como el género o la edad.
  • Paquete de beneficios: asegúrese de tener también un paquete de beneficios competitivo. Esto puede incluir un seguro de salud integral, vacaciones pagadas y generosas licencias por enfermedad. Esto le da a su personal un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, lo que significa que harán más cuando estén en la oficina.
  • Reconocimiento – Dar crédito donde se debe. Nunca practiques el favoritismo. En cambio, asegúrese de que su empresa sea una meritocracia para que los empleados estén incentivados a hacer lo mejor que puedan.

Las malas condiciones de trabajo alientan al personal a buscar nuevas oportunidades. Con el alto costo de contratar y capacitar a nuevos empleados, vale la pena hacerlo bien la primera vez.

3. Reduce las distracciones

Según el Foro Económico Mundial, el lugar de trabajo moderno se ha vuelto tan molesto que cuesta tiempo y dinero a las empresas. ¿Algunos de los peores delincuentes? Interrupciones y reuniones innecesarias entre compañeros de trabajo. Luego están los teléfonos inteligentes y las redes sociales. En 2018, Udemy realizó un estudio que mostró que las redes sociales eran la distracción número uno en el lugar de trabajo.
En el estudio, Udemy preguntó a los empleados qué plataformas móviles los distraían más.

Fuente: Udemy

Según estos hallazgos, lo lógico sería prohibir a los empleados usar sus teléfonos durante las horas de trabajo. Pero eso trata a sus empleados como niños en los que no se puede confiar. Esto conducirá al descontento en el lugar de trabajo y en realidad no detendrá el comportamiento: los empleados simplemente se esforzarán más por ocultarlo.
Cuando se les preguntó qué podrían hacer sus empleadores para reducir las distracciones en el lugar de trabajo, el 40% dijo que les gustaría tener horarios flexibles y opciones de trabajo remoto. El 38% dijo que los empleadores deberían designar espacios tranquilos para el trabajo, mientras que el 37% dijo que la gerencia debería brindar capacitación en gestión del tiempo.
Este último punto es particularmente importante. La clave para mitigar el impacto de las distracciones es brindarles a sus empleados las habilidades para mantenerse enfocados en sí mismos.
Otras ideas a tener en cuenta: el 31 % de los encuestados también dijo que los empleadores deberían establecer normas culturales en torno a los niveles de ruido, mientras que el 23 % dijo que apreciaría tener días regulares sin reuniones.

4. Tener las herramientas adecuadas

Si sus empleados no tienen las herramientas adecuadas, no puede esperar que sean productivos.
Los investigadores de Gallup en una planta de fibra de vidrio en Brasil pidieron a los empleados que clasificaran los elementos más críticos que determinan la productividad. Han optado abrumadoramente por tener el equipo y los materiales que necesitan.
Si necesita un informe de ventas semanal, por ejemplo, debe asegurarse de que la computadora y la impresora de su empleado funcionen correctamente. De lo contrario, podrían pasar horas tratando de resolver estos problemas o consumir un valioso tiempo de soporte técnico.
Asimismo, si desea que su empleado haga un seguimiento de los informes de otras sucursales de manera oportuna, asegúrese de que tenga acceso a un teléfono que funcione.
En última instancia, tener las herramientas adecuadas en el trabajo y asegurarse de que estén en buen estado de funcionamiento le permite ahorrar dinero. De esta manera, tiene empleados productivos que pueden concentrarse en sus tareas en lugar de esforzarse por arreglar sus herramientas.

5. Dar crédito donde se debe

Para fomentar la productividad, las empresas deben recompensar a los empleados que sobresalen. El principio psicológico detrás de esto es simple. Si recompensa un comportamiento, es más probable que se repita. ¡Esto es tan cierto para los adultos profesionales como para los niños!
BF Skinner, el psicólogo estadounidense detrás de este principio, lo llama condicionamiento operante. Funciona reforzando operantes, o nuestras decisiones de realizar ciertas acciones, lo que hace más probable que la persona realice la misma acción en el futuro.
Estas recompensas pueden tomar diferentes formas. Por ejemplo, un vendedor recibe un bono por lograr sus objetivos. Se puede ofrecer tiempo libre adicional a los ejecutivos para asegurar un acuerdo crítico. Incluso las pequeñas recompensas, como traer donas o llevar a su equipo a almorzar cuando completan con éxito un gran proyecto, pueden significar mucho.
A largo plazo, se deben ofrecer aumentos salariales y oportunidades de promoción al personal con excelentes antecedentes.
Pero si un empleado es recompensado por su buen comportamiento, ¿debería ser también “castigado” por su mal comportamiento? Gene Milbourn Jr., profesor de la Escuela de Negocios Robert G. Merrick de la Universidad de Baltimore, no lo cree así.
En su artículo publicado en Wichita Business Journal, Milbourn dijo que el castigo en el lugar de trabajo puede conducir a los siguientes resultados indeseables:

  • Más uso del castigo – Cuando un empleado es castigado por un supervisor, el mal comportamiento se detiene. El supervisor ve esto como algo bueno, lo que significa que se le puede animar a usar el castigo nuevamente en el futuro. ¡Eso no hace feliz a nadie!
  • Buen comportamiento solo cuando el supervisor está presente: dado que el supervisor es la principal fuente de castigo, los empleados tenderán a comportarse bien solo cuando estén presentes.
  • Más mal comportamiento: las personas reaccionan de manera diferente al castigo. A menudo pueden surgir sentimientos de resentimiento.
  • Miedo, tensión psicológica y ansiedad: estos pueden interferir con la productividad de un trabajador en el lugar de trabajo o incluso hacer que cambie de trabajo.

La conclusión de Milbourn es esta: el impacto de la recompensa es simple. El efecto del castigo, sin embargo, es complejo e impredecible. Como tal, es mejor que los gerentes lo eviten si quieren mejorar la productividad. Lo mejor es crear una cultura de empleados empoderados y productivos que se sientan valorados en el trabajo.

6. Establece objetivos INTELIGENTES

Para que los empleados sean productivos, deben guiarse por un conjunto de objetivos. Pero estos objetivos deben ser significativos y debidamente evaluados para tener el impacto deseado.
Las escuelas de negocios suelen enseñar el método SMART, que establece que los objetivos deben ser:

  • Específico
  • Mensurable
  • Atribuible
  • Pertinente
  • Oportuno

Entonces, ¿qué tan importante es que los objetivos comerciales sean INTELIGENTES? Considere estas estadísticas de Norton y Kaplan, según lo informado por Fast Company:

  • 9 de cada 10 empresas no logran cumplir sus objetivos a largo plazo,
  • Solo el 5% de los empleados entienden suficientemente estos objetivos.
  • Las empresas con objetivos SMART pueden proporcionar una dirección eficaz porque facilita que los empleados de todos los niveles entiendan los objetivos de la empresa. También pueden facilitar la planificación y ayudar a evaluar el desempeño.

    7. Sea eficiente

    A veces el flujo de trabajo es el problema. Para solucionar este problema, haz una lista de tareas que la empresa debe priorizar. También puede animar a los miembros del equipo a hacer su propia lista de tareas y prioridades. Esto asegura que el tiempo y la energía se concentren en el lugar correcto.
    Muchos trabajadores pierden mucho tiempo escaneando y respondiendo correos electrónicos. Una forma sencilla de maximizar la eficiencia es animar a su personal a utilizar herramientas de productividad de correo electrónico. Hay muchos trucos simples que puede implementar para mejorar su eficiencia.
    Realice un seguimiento del tiempo de sus empleados, si es necesario, utilizando una aplicación de cronometraje. Mejor aún, anímelos a usar estas herramientas para autogestionarse, para que no pierdan la motivación por sentirse continuamente “observados”.

    Trabajando juntos para mejorar la productividad

    En este artículo hemos visto la importancia de la productividad en el trabajo. Garantizar la productividad es asunto de todos, desde el propietario y el director ejecutivo hasta todos los miembros del personal.
    A la luz de esto, hemos visto 7 pasos concretos que puede tomar para mejorar la productividad. Sus procesos de negocio deben ser eficientes. También debe delegar tareas, mejorar las condiciones de trabajo, reducir las distracciones y asegurarse de que su equipo tenga las herramientas y el equipo que necesita.
    También necesita crear un sistema meritocrático reconociendo y recompensando al personal que trabaja arduamente, y desarrollar objetivos SMART que permitan que su empresa y todo su personal alcancen su verdadero potencial.
    Ahora es tu turno. Siga estos consejos y la productividad de su negocio se disparará en poco tiempo.

    Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

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