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Pruebe estas 9 herramientas para involucrar y administrar empleados remotos

La capacidad de trabajar desde cualquier lugar no ha perdido su atractivo en los últimos años. Por el contrario, el trabajo remoto ofrece a los empleados un mayor grado de autonomía que les permite sentirse mejor preparados para hacer un buen trabajo y tener una experiencia laboral gratificante. Sin embargo, involucrar y administrar empleados remotos sigue siendo un desafío para los empleadores, ya que luchan por encontrar el estilo de liderazgo adecuado, las mejores herramientas y un retorno de la inversión razonable.

Según Global Workplace Analytics y Telework Research Network, el teletrabajo aumentó un 80% entre 2005 y 2012 y se espera que los teletrabajadores regulares sumen un total de 3,9 millones para 2016; esto es un 21% más que el nivel actual.

Involucrar a los empleados remotos

En general, el trabajo remoto conduce a un mayor compromiso, según un estudio reciente de Gallup, pero solo para los empleados que dedican menos del 20 % de su tiempo total de trabajo a ello.

El trabajo remoto ofrece la gran ventaja de la libertad. La autonomía es un poderoso motor de compromiso para los empleados, lo que les permite administrarse a sí mismos de manera efectiva, tener confianza en sus habilidades y desempeñarse mejor.

Lo que más valoran los empleados de este estilo de vida de trabajo remoto es que pueden equilibrar más fácilmente el trabajo y la vida personal. La flexibilidad del trabajo remoto les ahorra tiempo al eliminar los desplazamientos y controlar su propio horario, mejorando su productividad.

También permite a los empleados ajustar su horario de trabajo a sus momentos más productivos del día, mientras utilizan el tiempo de inactividad para resolver problemas personales. (En Hppy encontramos que el 30% de los estados de ánimo infelices registrados en el trabajo están relacionados con asuntos personales, lo que dificulta la concentración total durante las horas de trabajo impuestas)

Por otro lado, el trabajo remoto toca otro factor importante de compromiso: la camaradería y la colaboración. Es cierto que muchas de las herramientas de colaboración disponibles en la actualidad hacen un gran trabajo al unir a las personas tanto como sea posible, en un entorno en línea, para romper las barreras físicas. Sin embargo, la conexión social que disfrutan los empleados en un lugar de trabajo nunca se puede replicar por completo en el entorno en línea.

Una excelente manera de abordar este desafío es alentar y apoyar a los empleados remotos para que prueben espacios de coworking o entornos donde puedan trabajar socialmente rodeados de personas con las que disfrutan estar, incluso si no son colegas en sí.

Como gerente, debe concentrarse en maximizar los aspectos positivos del trabajo remoto y usarlos para mantener a los empleados comprometidos.

“La tecnología está ahí; nunca ha sido tan fácil comunicarse y colaborar con personas en cualquier lugar y en cualquier momento.

Jason Fried y David Heinemeier Hansson, autores de «Remote: Office Not Required»

Aquí hay algunos enfoques que debe probar:

  • Gestione y planifique los resultados del trabajo, no el tiempo de las tareas. Esto también puede aplicarse a los trabajadores de oficina;
  • Establezca un horario de trabajo que respete la autonomía del empleado y establezca expectativas claras para cuando una situación requiera conexión inmediata;
  • Extender esta flexibilidad a un sistema de informes acordado mutuamente, que se adhiera a la flexibilidad del trabajo remoto;
  • Aprovechar las herramientas tecnológicas (teleconferencias, reuniones en línea y servicios de intercambio de archivos);
  • Equipe a los empleados remotos con los recursos necesarios para realizar el trabajo;
  • Reconocer que aunque estén separados, son parte de un equipo;
  • Manténgalos informados sobre el estado del negocio, para asegurarse de que siempre estén conectados con su negocio;
  • No descuides el aspecto social. Trate de participar en una reunión personal, donde pueda comunicarse abiertamente y establecer una camaradería;
  • Tener un canal de comunicación no formal, donde también se puedan discutir cosas fuera del tema laboral;
  • Fomentar una cultura de equipo. Incluso si está mayormente conectado en línea, aún puede ponerse de acuerdo sobre valores comunes, métodos de trabajo y principios de comunicación;
  • Reconocer sus esfuerzos y logros;
  • No microgestione. Los trabajadores remotos deben tener un alto grado de responsabilidad y autoconciencia sobre la base de la cual fueron seleccionados;
  • Trate de tener al menos dos reuniones fuera de línea durante el año, donde puedan pasar unos días en equipo, discutiendo temas tanto profesionales como personales;
  • Use una herramienta de monitoreo del estado de ánimo para adelantarse a los niveles de compromiso de los empleados;
  • Tenga un sistema de retroalimentación para asegurarse de que no haya problemas persistentes, frustraciones o sugerencias ignoradas.

Herramientas efectivas para gestionar empleados remotos

1. Calculadora de ahorro de flexibilidad en el lugar de trabajo

Antes de comenzar con los equipos de trabajo remotos, puede probar la calculadora de ahorro en el lugar de trabajo de Global Workplace Analytics para evaluar sus costos.

Las empresas ingresan el número de empleados que tienen y calculan el impacto final de estos números en términos de productividad, ausentismo y rotación. Las pequeñas y medianas empresas, con un presupuesto limitado, pueden beneficiarse enormemente de esta calculadora para evaluar dónde se gastará y ahorrará la mayor parte de su dinero.

2. Trello

Nosotros mismos usamos Trello para organizarnos. Es una herramienta de organización de proyectos altamente visual que lo ayuda a organizar información, tareas y documentos, y se puede sincronizar fácilmente en varios dispositivos.

Puede organizar su espacio de trabajo en tableros, arrastrar y soltar tarjetas entre listas en su tablero y crear su propio flujo de trabajo.

3. Campamento base

37signals se fundó en 1999 como una empresa de diseño web y evolucionó hasta convertirse en una empresa de software con Basecamp como nombre y producto principal. Muchos de sus empleados en realidad trabajan de forma remota.

Como herramienta de gestión de proyectos, Basecamp ofrece un excelente espacio de trabajo donde puede colaborar con un equipo remoto, organizar archivos, tareas y planificar sus proyectos. En nuestra experiencia, es una herramienta muy confiable y fácil de usar.

4. Mural.ly

Adaptado a sus necesidades creativas, Mural.ly se puede utilizar para la lluvia de ideas remota y el mapeo de ideas. Esta herramienta facilita colaboraciones interdisciplinarias, ayudando con la investigación, el pensamiento creativo, el intercambio de ideas y la organización.

5. HipChat

HipChat es un chat grupal alojado y un chat de video diseñado para equipos. La herramienta permite la colaboración en tiempo real con salas de chat persistentes, uso compartido de archivos y uso compartido de pantalla.

Además, para mantener un poco de diversión en la mezcla, tiene emojis y bots personalizados, GIF animados, feeds de Instagram y notificaciones de Twitter.

6. Suave

Con Slack, puede crear canales abiertos para proyectos, grupos y temas que comparte su equipo. Es un sistema de comunicación de equipo versátil y se integra con Twitter, Dropbox y Google Drive.

Algunas características que vale la pena mencionar son el autocompletado, notificaciones configurables para escritorio, móvil y correo electrónico, y una función de búsqueda contextual.

7. Da Pulso

DaPulse es excelente para organizar su flujo de trabajo y mantener a su equipo informado sobre el estado del proyecto. Con una hoja de ruta visual, puede establecer objetivos, crear tableros, asignar tareas, compartir archivos y mantenerse en comunicación constante.

También puede comentar documentos en vivo, crear una base de conocimientos y etiquetar personas. La herramienta está integrada con Pipedrive, Google Drive y Dropbox.

8. Beesy.me

Con Beesy.me, puede administrar fácilmente proyectos colaborativos, consolidar información y asignar acciones a los miembros del grupo. Es una excelente aplicación para tomar notas que también crea tareas automatizadas a partir de sus notas, lo que le permite priorizarlas y asignarlas a los miembros del equipo.

Una herramienta de productividad del equipo para planificar y coordinar acciones, compartir archivos y medios enriquecidos, y obtener actualizaciones en tiempo real de su equipo.

9. Oficina de la colmena

Hivedesk lo ayuda a rastrear el tiempo y la productividad de los empleados remotos. El software le dirá qué miembros de su equipo están actualmente en línea y en qué proyectos están trabajando. También toma capturas de pantalla periódicas de los monitores de los empleados para que pueda seguir su progreso mientras trabajan.

Puede configurar tantos proyectos (y tareas dentro de esos proyectos) como desee. Otra característica interesante es que los empleados pueden entrar y salir durante la jornada laboral, lo que les permite tomar descansos sin tener que avisarle cuando regresen. Pueden cambiar fácilmente entre proyectos y HiveDesk hará un seguimiento del tiempo que dedican a cada proyecto.

Al final de la línea

La explosión de los avances tecnológicos ha redefinido todos los aspectos de nuestras vidas, especialmente la forma en que trabajamos. Los empleados remotos ahora son un aspecto común del lugar de trabajo actual y los gerentes deben equiparse con el conocimiento y los recursos para mantenerlos comprometidos.

La flexibilidad es una gran ventaja para administrar empleados remotos, pero también puede ser un desafío. Cada equipo es único, por ello, como líder, debes ajustar tu estrategia a la realidad de tu equipo y mantener la comunicación como base de tu relación.

¿Qué otras herramientas y mejores prácticas podría compartir con nosotros sobre la gestión de empleados remotos?

Imagen vía StockSnap.io bajo licencia CC0

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