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5 consejos para preparar un buen proceso online

El proceso de incorporación de empleados es una de las partes más responsables de construir un equipo profesional. Incluso los mejores especialistas pueden sufrir una falta de comunicación abierta, expectativas indefinidas o responsabilidades poco claras, lo que inevitablemente puede conducir a una reducción de la productividad.
Más aún, pueden surgir malentendidos cuando se trabaja de forma remota. Es esencial proporcionar a sus nuevos empleados un proceso de incorporación completo en su primer día de trabajo para evitar consecuencias no deseadas.
A continuación se presentan varios consejos de incorporación para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse e integrarse lo más cómodamente posible en su organización.

Preparativos antes de la integración

Es crucial organizar el proceso de incorporación correctamente para garantizar que sea fluido y conveniente. Primero, asegúrese de firmar todos los documentos de incorporación necesarios antes del comienzo del primer día del nuevo empleado. Esto permitirá dedicar más tiempo al contacto humano, lo que crea una primera impresión positiva del proceso de trabajo de su organización.
En segundo lugar, asegúrese de preparar toda la información y las herramientas necesarias que su nuevo empleado necesitará para trabajar de manera efectiva. Sus empleados remotos necesitarán:

  • enviar dispositivos técnicos con software preinstalado (si el puesto requiere tecnología especializada),
  • preparar una traducción profesional de documentos técnicos si trabaja en un entorno multicultural,
  • crear un manual del empleado o SOP integrales, desde explicar la cultura de su empresa hasta delinear las responsabilidades laborales y manuales detallados para usar programas separados y realizar tareas particulares,
  • dedicar tiempo a capacitaciones y talleres sobre el uso de todos los equipos.

La comunicación regular es crucial, especialmente cuando se incorpora virtualmente, así que considere canales confiables de comunicación y retroalimentación al preparar el plan de incorporación.

Foto de Karolina Grabowska de Pexels

Conmovedora bienvenida

La contratación de empleados remotos no significa que deban ser tratados de manera diferente a sus empleados internos. Es responsabilidad del empleador asegurarse de que no se sientan menos que miembros legítimos del equipo. Además, comenzar un nuevo trabajo siempre es estresante (pero emocionante), y esta es su oportunidad de ayudar a los nuevos empleados a adaptarse de la mejor manera posible.
Una de las mejores maneras de presentar a un nuevo empleado a su nuevo equipo y a otros colegas es crear una carta de bienvenida. Debe incluir información breve sobre la experiencia previa del nuevo empleado, su nuevo rol y las expectativas de colaboración de la empresa.
Puede enviar esta carta por correo electrónico o chat grupal. Además, considere organizar una conferencia telefónica con los miembros del equipo el primer día para que la experiencia general de incorporación sea aún más fácil de usar.

Ampliar el proceso de integración

Es crucial asignar suficiente tiempo para que los nuevos empleados se adapten, se familiaricen con el software y la cultura de la empresa para una integración efectiva. A veces (siempre) prestar atención a las nuevas contrataciones solo el primer día no es suficiente, así que asegúrese de apoyarlos como mínimo durante toda la primera semana.
A nadie le gusta la microgestión pero, al principio, la comunicación excesiva es mucho mejor que no tenerla. Durante la primera semana de una incorporación virtual, programe controles diarios a través de videollamadas, correos electrónicos o chats uno a uno para discutir y ajustar (si es necesario) su desempeño y aclarar cualquier inquietud.
Aunque su nuevo empleado trabajará de forma remota, no olvide ofrecerle la opción de viajar a la oficina de la empresa o incluso capacitarse allí. Esto les permitirá no solo conocer a colegas, sino también ver cómo funciona la organización a diario.

Búscales un compañero de trabajo

Al instalarse en un nuevo entorno, un nuevo equipo puede ser bastante abrumador, por lo que sería beneficioso encontrar a sus nuevos empleados a alguien que les muestre el lugar, aunque solo sea en sentido figurado. Asigne a sus nuevos empleados un compañero de trabajo, alguien cuya responsabilidad principal sea ayudarlos a superar cualquier obstáculo durante el proceso de incorporación.
El compañero de trabajo debe convertirse en la primera persona a la que acuden sus nuevos empleados cuando tienen preguntas, inconvenientes o necesitan consejo. Una tutoría suficiente y una guía sutil les permitirán trabajar con los materiales de capacitación a su propio ritmo, ser flexibles con su carga de trabajo y evitar la presión indebida de las relaciones con los gerentes de contratación.

Recoger comentarios

Obtener comentarios sobre las experiencias de los nuevos empleados es clave para mejorar el proceso de incorporación. Asegúrese de pedirles que compartan su opinión con el departamento de contratación más adelante para determinar los puntos débiles del programa. También ayudará comunicarse con ellos regularmente durante las dos primeras semanas para corregir el programa de inmediato si es necesario.
Proporcione a los nuevos empleados las formas más convenientes de compartir sus pensamientos. Dado que a pocas personas les gusta expresar sus opiniones directamente, asegúrese de que haya una encuesta en línea anónima o un formulario de Google para hablar cómodamente sobre su experiencia de incorporación.

Conclusión

La incorporación efectiva de nuevos empleados permite que un equipo trabaje con éxito y evite la mayoría de los malentendidos a largo plazo. La incorporación virtual puede parecer difícil, pero no es diferente de un proceso interno con un enfoque holístico y todas las herramientas necesarias disponibles.
Su objetivo principal es hacer que los nuevos miembros del equipo se sientan como si estuvieran en un entorno de apoyo. Para lograr esto, incorpore más relaciones humanas a este proceso basado en Internet. Informar a los nuevos empleados tanto como sea posible, ser transparente y atento, pero también darles tiempo para adaptarse y expresarse son cruciales.
Por lo tanto, terminará no solo con una nueva contratación feliz, sino también con un excelente programa de incorporación para todos sus futuros trabajadores remotos.

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