Los sistemas de tiempo y asistencia juegan un papel vital en la gestión de muchas actividades comerciales. Es un sistema utilizado por los empleadores para rastrear y administrar las horas de entrada y salida de los empleados y su tiempo utilizado durante el horario comercial. Esencialmente, se utiliza para determinar el salario adeudado a los empleados, la compensación adecuada de horas extra, la gestión de vacaciones pagadas y mucho más.
Teniendo en cuenta que uno de los aspectos clave que hacen que cualquier organización empresarial funcione sin problemas es la gestión del tiempo y la asistencia, un empleador sabe que mucho depende de la eficiencia y la funcionalidad de estos sistemas. Por lo tanto, es crucial que, en todo momento, se realicen actualizaciones siempre que sea necesario para garantizar su eficacia.
Afortunadamente, los avances tecnológicos recientes han ayudado a garantizar que los sistemas de tiempo y asistencia que tenemos hoy brinden una operación más fluida y libre de estrés. Sin embargo, como empleador, existen otros pasos y formas de mejorar estos sistemas.
Si está buscando formas de mejorar su propio sistema de tiempo y asistencia en su oficina, aquí hay algunas formas de hacerlo.
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1. Reducir errores digitalizando
Una de las principales desventajas del registro de tiempo y asistencia es la capacidad de documentar con precisión el tiempo y la asistencia de los empleados. Este inconveniente puede deberse a errores humanos cometidos durante el check-in, a veces cometidos por los empleados a sabiendas o sin saberlo.
En algunos casos, algunos empleados pueden intentar alterar las entradas en las hojas de tiempo para favorecerse a sí mismos. Alternativamente, otros a menudo pueden tener problemas para recordar cosas, como cuánto duró su almuerzo y otros signos vitales. Desafortunadamente, todo esto puede conducir a una medición inexacta del tiempo y la asistencia dentro de la organización y afectar otras áreas, como el pago de salarios, la compensación de horas extras, etc.
Para reducir las instancias de error, tener un sistema digitalizado de tiempo y asistencia en su organización puede ayudarlo a administrar la asistencia de manera efectiva. Por un lado, puede capturar automáticamente los tiempos de entrada y salida de los empleados de manera imparcial con poco esfuerzo o intervención de su parte. Puede consultar varios software automatizados de tiempo y asistencia disponibles en el mercado hoy en día que utilizan medios automatizados para rastrear y evitar errores.
2. Simplifique el proceso de tiempo y asistencia
Cuando se trata de sistemas de tiempo y asistencia, hay infinitas opciones disponibles. Si su sistema ya es amigable para los trabajadores, está de suerte. Sin embargo, si descubre que sus empleados tienen dificultades para usar el sistema correctamente, es posible que deba simplificar el proceso para evitar errores.
Los sistemas de tiempo y asistencia simples y fáciles de usar pueden facilitar el fichaje de los empleados y hacer que los resultados generales generados por el sistema sean más confiables. Además, los gerentes ya no pueden tener problemas para recopilar datos precisos para un procesamiento fluido de otros aspectos que dependen de los sistemas de tiempo y asistencia.
Como empleador, puede simplificar el sistema del portal de autoservicio con un sistema de asistencia biométrico simple o una interfaz fácil de interactuar que puede ayudar a reducir los errores de entrada de los empleados.
3. Centralizar y unificar los datos de registro
La recopilación de datos de tiempo y asistencia de diferentes departamentos puede ser complicada y puede generar varios problemas cuando no se realiza correctamente. Incluso podría empeorar cuando se necesitan registros más antiguos en varias unidades y departamentos, y los gerentes tienen problemas para localizarlos.
Si bien la mayoría de los sistemas de tiempo y asistencia pueden ofrecer estos registros, algunos pueden carecer de la funcionalidad para recopilar fácilmente datos de diferentes unidades y analizarlos como un todo para facilitar el procesamiento con los departamentos de contabilidad y recursos humanos.
Una forma de mejorar el sistema de tiempo y asistencia es centralizar y unificar los datos registrados. Su oficina puede hacer esto introduciendo un software unificador en el sistema, creando una plataforma centralizada para consolidar todos los registros en un solo sistema. Como resultado, puede facilitar la gestión de otros procesos de entrada de datos y gestión de empleados.
4. Usa tecnología basada en la nube
Los procesos que involucran datos de tiempo y asistencia no son cosa de una sola vez. Es un proceso continuo, que requiere un flujo constante de información y datos. Para garantizar la continuidad, puede considerar implementar o integrar tecnología de almacenamiento basada en la nube. Potencialmente, puede aumentar la capacidad y la funcionalidad de los sistemas de tiempo y asistencia mientras mejora el negocio.
Estos sistemas de tiempo y asistencia con tecnologías basadas en la nube podrían permitir la escalabilidad y la expansión, lo que incluye más personal y usuarios, nuevas cuentas, nuevos servicios y más. Además, la tecnología basada en la nube puede ser un punto de referencia para adquirir, almacenar y acceder a la información sin problemas cuando sea necesario.
Conclusión
Los sistemas de tiempo y asistencia son herramientas esenciales en el funcionamiento general de cualquier organización empresarial. La información y los datos recibidos del sistema se pueden utilizar para varios fines, como la exención de salarios, la producción y los servicios de los trabajadores, los datos de los empleados y mucho más.
Con esto, una mejora del sistema a través de la información presentada anteriormente no solo proporciona mejores datos de hojas de tiempo, sino que también tiene como objetivo simplificar y mejorar otros procesos directamente relacionados con la salida de los sistemas de tiempo y asistencia.